Besprechungen sind der Schlüssel zur Problemlösung, zum Ideenaustausch und zur gemeinsamen Entscheidungsfindung. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern auch, sich über das Geschehen im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten und Beziehungen zu denjenigen zu knüpfen, die ein Mitspracherecht bei Entscheidungen auf höchster Ebene haben.
Für Führungskräfte ist eine gute Besprechung nicht nur wichtig für die Erledigung ihrer Aufgaben, sondern ermöglicht auch den Austausch von Ideen und Meinungen. Sie wissen, dass Besprechungen in außergewöhnlichen Räumen dazu beitragen, Konzentration und Kreativität zu erhalten. Aus diesem Grund entscheiden sich Unternehmen dafür, ihre Besprechungen außerhalb der Geschäftsräume abzuhalten.
1. Nutzen Sie inspirierend gestaltete Räume
Meetings in einer inspirierenden Umgebung statt in einem herkömmlichen Konferenzraum können die Teilnehmer in eine positive Stimmung versetzen, was dem Erfolg einer jeden Veranstaltung zugute kommt.
2. Verschwenden Sie keine Zeit
Setzen Sie nur solche Punkte auf die Tagesordnung, die für die Erreichung des Ziels relevant sind, und sparen Sie Zeit, indem Sie nur das Wesentliche besprechen.
3. Gestalten Sie das Meeting abwechslungsreich
Jeder kann schnell ermüden, wenn er in einer langen, eintönigen Sitzung festsitzt. Um dieses Problem zu vermeiden, versuchen Sie, die Sitzung mit einer interessanten Geschichte zu beginnen. Wenn Ihre Kollegen gut gelaunt sind, werden sie eher bereit sein, während der gesamten Dauer der Präsentation zuzuhören.
Ernennen Sie eine geeigneten Teilnehmer als Moderator: Dieser sollte nicht nur die Zeit im Auge behalten, sondern auch eingreifen, wenn die Diskussion vom Thema abweicht. Wenn alle Themen und Tagesordnungspunkte zügig abgehandelt werden, ist die Gefahr der Langeweile deutlich geringer. Erfolgreiche Sitzungen entstehen durch den Austausch von Ideen unter den Teilnehmern und durch Brainstorming. Wenn die notwendigen Informationen im Voraus virtuell verteilt werden, weiß jeder, worum es geht, und kann sich besser an der Diskussion beteiligen.
4. Geben Sie Regeln für das Meeting vor
Wenn Sie wollen, dass Ihre Sitzungen erfolgreich sind, sind produktive Sitzungsregeln ein Muss. Auf diese Weise hat jeder Teilnehmer das Gefühl, dass sich seine Zeit gelohnt hat und dass er etwas Sinnvolles erreicht hat. Natürlich können Sie die Regeln auch einfach mündlich vereinbaren, aber oft ist es für alle hilfreich, wenn sie sich später schriftlich darauf beziehen können. Denken Sie daran: Wenn Regeln aufgestellt werden, müssen sie von ALLEN befolgt werden – von neuen Mitarbeitern ebenso wie von langjährigen Führungskräften.
Regeln, die zu einem erfolgreichen Treffen führen können:
- Alle Sitzungen beginnen und enden pünktlich
- Jede Person, die an der Sitzung teilnimmt, muss vorbereitet erscheinen
- Vor Beginn der Sitzung werden alle Telefone ausgeschaltet und bleiben für die Dauer der Diskussion in den Taschen
- jeder Anwesende darf seinen Beitrag beenden, sollte sich aber kurz fassen
- Diskussionen sind für den gegenseitigen Austausch gedacht – Argumente und Verleumdungen haben hier keinen Platz.
5. Bauen Sie Pausen ein
Wenn die Besprechung kürzer ist, ist in der Regel keine Pause erforderlich. Wenn sie jedoch mehrere Stunden dauern soll, sollten regelmäßige Pausen eingeplant werden, damit sich alle kurz ausruhen können. So können sich die Teilnehmer wieder auf die anstehenden Fragen konzentrieren. Wenn sich während der Diskussion herausstellt, dass die Probleme unlösbar sind, oder wenn die Gemüter erhitzt sind, kann eine kreative Pause helfen. Sie gibt den Teilnehmern die Möglichkeit, sich zurückzuziehen und ihre Positionen in Ruhe zu überdenken.
6. Geben Sie den Mitarbeitern Raum zur Gestaltung
Eine Möglichkeit, Meetings erfolgreicher zu gestalten, ist die Einbeziehung der Teilnehmer. Wenn jeder eine Aufgabe zugewiesen bekommt, kann sich der Leiter der Sitzung auf seine Kernpunkte konzentrieren. Auch sollten Entscheidungen, die in der Gruppe getroffen werden, nachher an die einzelnen Teilnehmer weitergegeben werden. Bevor Sie die Sitzung verlassen, sollten Sie alle verteilten Aufgaben noch einmal durchgehen und in einem Protokoll festhalten, um es aufzubewahren.
Wenn Sie eine gute Arbeitsbeziehung zu Ihren Kollegen aufrechterhalten und künftigen Konflikten vorbeugen wollen, sollten Sie die unangenehmen Aufgaben nicht immer denjenigen überlassen, die sie am schlechtesten vermeiden können. Das führt letztlich nur zu Unmut und negativen Gefühlen. Um einen effektiven Arbeitsplatz und eine erfolgreiche Besprechung zu gewährleisten, verteilen Sie die Aufgaben gleichmäßig auf alle. Wenn es den Anschein hat, dass ein Kollege mehr zu tun hat als alle anderen, führt das zu Reibereien, die sich später negativ auf das Arbeitsklima auswirken.
7. Beteiligen Sie alle an den Themen
Wenn jeder in einer Sitzung zu Wort kommt, ist das in der Regel produktiver, als wenn nur eine Person spricht. Wenn es Raum für verschiedene Meinungen und Argumente gibt, können die vorgestellten Themen aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden. Dies erleichtert die Entscheidungsfindung und führt in der Regel zu einer größeren Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Wenn die Diskussion objektiv und ausgewogen ist, fällt es auch introvertierten Mitarbeitern leichter, sich an der Diskussion zu beteiligen.
8. Sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre
Die Besprechungsräume sind schön und professionell, aber das ist nicht alles, was für eine erfolgreiche Besprechung nötig ist. Die Mitarbeiter müssen sich sicher fühlen, wenn sie ihre Meinung sagen, ohne Angst vor Verurteilungen oder negativen Konsequenzen. Wenn Sie wollen, dass neue Ideen eine Chance haben, sich zu entwickeln, muss das zwischenmenschliche Klima von Ermutigung und Positivität geprägt sein. Damit alle Teilnehmer einander verstehen können, ist es wichtig, dass einer nach dem anderen spricht. Der Leiter der Sitzung sollte die Dinge unter Kontrolle halten und dafür sorgen, dass auch die stillen Teilnehmer die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern. Auf diese Weise werden alle Stimmen gehört und berücksichtigt, anstatt ignoriert zu werden.
9. Nutzen Sie Feedback
Wenn ein Meeting nicht ganz so läuft wie geplant, ist es wichtig, Feedback von den Teilnehmern zu erhalten, damit zukünftige Meetings noch erfolgreicher werden können. Durch das Einholen von Anregungen erfahren Sie nicht nur, was den Teilnehmern an der Veranstaltung gefallen hat, sondern erhalten auch Ideen für Verbesserungen beim nächsten Mal. Letztendlich führt dies dazu, dass jede nachfolgende Veranstaltung besser ist als die letzte.
Wichtige Punkte für das Feedback könnten sein:
- Was hat den Teilnehmern an der Sitzung gefallen?
- Welche Bereiche müssen beim nächsten Mal verbessert werden?
- Gab es etwas, das den Ablauf der Besprechung gestört hat?
10. Lassen Sie ein Protokoll erstellen
Sie sollten während der Sitzung ein einfaches Protokoll führen, um festzuhalten, wer für die einzelnen Aufgaben zuständig ist und welche Fristen gelten. Wenn zu jedem Tagesordnungspunkt ein entsprechender Beschluss gefasst wird, ist das folgende Protokoll eher eine Formalität. Außerdem kann jeder Teilnehmer sehen, was bei der letzten Sitzung erreicht wurde. Wenn die Sitzung beendet ist, sollten Sie innerhalb von drei Tagen Kopien des Protokolls an alle Teilnehmer verschicken. Die einzige Möglichkeit, eine schnelle Lösung zu finden, wenn etwas schief läuft, besteht darin, mit der zuständigen Person zu kommunizieren und ihr Feedback zu geben.
Ein perfektes Meeting entsteht nicht zufällig – auch wenn ein schöner Rahmen hilfreich ist. Der eigentliche Schlüssel ist, dass alle Teilnehmer respektvoll und engagiert miteinander umgehen. Behalten Sie diese zehn Punkte im Hinterkopf, wenn Sie das nächste Mal eine Besprechung abhalten, und sie sollte viel reibungsloser verlaufen.
Quellen
https://www.der-karriereguru.de/blog/top-10-tipps-fur-produktive-meetings
https://www.eventano.com/de/magazin/tipps-fuer-ein-gelungenes-meeting/
